Wat we met persoonsgegevens doen
Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens PRO Everything on Time B.V. verwerkt, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang. Voor de technische maatregelen verwijzen we naar beveiliging & privacy.
Versie van 3 augustus 2026.
1. Wie is verantwoordelijk
PRO Everything on Time B.V., Spinnekop 2, 1444 GN Purmerend, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84440252. Vragen over privacy stelt u via ons e-mailadres. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; uw vraag komt rechtstreeks bij de directie terecht.
2. Twee rollen, twee soorten gegevens
Het onderscheid is belangrijk voor uw eigen AVG-administratie:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van deze website, van contactpersonen bij (potentiële) klanten, en voor de accountgegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te factureren.
- Wij zijn verwerker voor alles wat u zelf in PRO Planning zet: uw planningen, taken, urenregistratie, cliëntnamen en projectgegevens. Daarvan bent ú verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in uw opdracht, op basis van de verwerkersovereenkomst.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, kantoornaam, teamomvang en uw vraag | Reageren op een demo-aanvraag of contactverzoek | Uitvoering van of aanloop naar een overeenkomst | 24 maanden na het laatste contact |
| Naam, zakelijk e-mailadres, functie, inloggegevens | Een account aanmaken en toegang verlenen tot PRO Planning | Uitvoering van de overeenkomst | Duur van het abonnement, daarna 30 dagen |
| Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, bankgegevens | Factureren en administreren | Wettelijke verplichting | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Technische logbestanden van de applicatie (IP-adres, tijdstip, handeling) | Storingen oplossen, misbruik tegengaan, beveiliging | Gerechtvaardigd belang: een werkende en veilige dienst | 90 dagen |
| Correspondentie per e-mail | Vragen beantwoorden en afspraken vastleggen | Gerechtvaardigd belang: dossiervorming | 7 jaar bij een contractrelatie, anders 24 maanden |
Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen. We versturen geen commerciële nieuwsbrieven zonder dat u zich daarvoor aanmeldt.
4. Deze website
- Deze site plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analysediensten van derden.
- Er worden geen externe lettertypen, scripts of afbeeldingen van andere partijen geladen. Alles komt van onze eigen server.
- Het contactformulier verstuurt niets naar een tussenpartij: het opent een e-mail in uw eigen mailprogramma, die u zelf verzendt.
- De webserver houdt standaard toegangslogs bij met IP-adres en opgevraagde pagina, voor beveiliging en storingsanalyse. Die bewaren we 90 dagen.
5. Wie uw gegevens nog meer verwerkt
Wij schakelen de volgende partijen in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de applicatie, database en back-ups | Europese Unie |
| Microsoft | Inloggen met een Microsoft-werkaccount, agendakoppeling | EU-datacentra; Microsoft is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor uw inloggegevens |
| Agendakoppeling, pushberichten in de mobiele app, ons zakelijke e-mailverkeer | EU-datacentra, met standaardcontractbepalingen voor eventuele doorgifte |
Uw planningsgegevens zelf staan op onze eigen servers binnen de Europese Unie en worden niet buiten de EU opgeslagen. We verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden voor andere doeleinden dan het leveren van de dienst, tenzij een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.
6. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- uw gegevens te laten verwijderen, voor zover er geen bewaarplicht geldt;
- de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
- uw gegevens in een gangbaar formaat mee te nemen naar een andere partij;
- een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Stuur uw verzoek naar ons e-mailadres. We reageren binnen vier weken. Bent u werknemer bij een klant van ons, dan verwijzen we u door naar uw eigen werkgever: die is voor de gegevens in PRO Planning de verantwoordelijke partij.
7. Klacht indienen
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, zeg het ons eerst. Dan lossen we het op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Wijzigt deze verklaring inhoudelijk, dan passen we de versiedatum bovenaan aan en informeren we bestaande klanten per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.