Planning voor kantoren waar het jaarwerk en de aangiftes door elkaar heen lopen
Een samensteller draait tientallen dossiers tegelijk. Het jaarwerk staat stil omdat de stukken er niet zijn, de btw-aangifte moet deze week toch de deur uit, en tussendoor belt een cliënt over zijn voorlopige aanslag. PRO Planning verdeelt dat werk automatisch over de weken vooruit en verdeelt het opnieuw zodra er iets tussenkomt.
30 minuten · met uw eigen cliënten en deadlines · geen verplichting€ 5 per medewerker per maand, € 25 per teamleider · maandelijks opzegbaar · uw fiscale en boekhoudsoftware blijft staan
Vijf dingen die op ieder kantoor terugkomen
Niet omdat er slecht gepland wordt, maar omdat het werk sneller verandert dan de planning wordt bijgewerkt. Hieronder de vijf die wij het vaakst horen.
Het jaarwerk staat stil op ontbrekende stukken
De samenstelopdracht ligt klaar, maar de bankmutaties, de voorraadlijst en de bevestiging bij de jaarrekening ontbreken. Het dossier gaat op wacht op cliënt en verdwijnt uit beeld, tot iemand er maanden later over struikelt en de deponering ineens haast heeft.
De aangiftecycli lopen dwars door het jaarwerk heen
Btw per maand of per kwartaal, loonaangifte per tijdvak, IB-aangiftes gespreid onder de uitstelregeling. Elke cyclus is op zichzelf klein en voorspelbaar. Samen breken ze elke planning die iemand op maandag heeft gemaakt.
Salarisadministratie is een klok, geen planning
Aanleveren, verwerken, controleren en de loonaangifte doen binnen een vast venster, elke maand of elke vier weken. Eén zieke salarisadministrateur is meteen een probleem bij tientallen werkgevers tegelijk, en de speelruimte is nul.
Het drukke seizoen is pas zichtbaar als het voorbij is
Precies in de maanden waarin de capaciteit knelt, heeft niemand tijd om de planning bij te werken. Overwerk, uitgestelde dossiers en verschoven toezeggingen komen boven in de nacalculatie, niet in de week waarin u er nog iets aan had kunnen doen.
Uren en declarabiliteit komen achteraf
Vrijdagmiddag reconstrueren wat er die week is gedaan, op welk dossier en op welke code. Begrote uren tegenover bestede uren komt pas op tafel bij de factuur, en dan is het gesprek met de cliënt een discussie in plaats van een melding.
Wat er in uw jaar vastligt
Het meeste werk op een kantoor is niet nieuw, het komt terug. PRO Planning zet die ritmes één keer vast en zet ze daarna elke cyclus zelf weer klaar, inclusief de stap die anders wordt overgeslagen.
| Cyclus | Ritme |
|---|---|
| Btw-aangifte | per maand of per kwartaal, kort na afloop van het tijdvak |
| Loonaangifte | per aangiftetijdvak, per maand of per vier weken |
| IB-aangiftes | jaarlijks, onder de uitstelregeling gespreid over het jaar |
| VpB-aangifte | jaarlijks, met uitstelmogelijkheid |
| Samenstellen en deponeren van de jaarrekening | jaarlijks, met een wettelijke uiterste termijn na afloop van het boekjaar |
| Tussentijdse cijfers en kwartaalrapportages | per kwartaal of per afspraak met de cliënt |
| Piekperiode | de maanden waarin het jaarwerk en de IB-aangiftes samenvallen |
Wij noemen bewust ritmes en geen datums. De termijnen van de Belastingdienst en de termijn voor deponering houdt u zelf aan, PRO Planning rekent terug vanaf de datum die u invult en zet het voorwerk in de weken ervoor.
Wat PRO Planning daaraan doet
Per punt hierboven, met de functie die het oplost en wat u er in de praktijk van merkt.
| Uw punt | De functie | Wat u ervan merkt |
|---|---|---|
| Dossier stilgevallen op ontbrekende stukken | Automatisch herplannen, met zicht op welke dossiers stilliggen en waarop ze wachten | Het dossier verdwijnt niet uit beeld maar schuift door, en u ziet welke cliënt gerappelleerd moet worden voordat het jaarwerk krap wordt |
| Aangiftecycli door het jaarwerk heen | Terugkerend werk als checklist per soort klus of cliënt | De btw-, loon- en IB-stappen staan de volgende cyclus vanzelf weer klaar, met de uren die er in uw kantoor werkelijk voor nodig zijn |
| Salarisadministratie binnen een vast venster | Harde en zachte deadlines, met verlof en verzuim die automatisch in de capaciteit meetellen | Een aangiftedatum is hard en blijft hard. Valt iemand uit, dan ziet u dezelfde dag bij welke werkgevers dat gaat knellen |
| Het drukke seizoen | Capaciteit per medewerker per week, tot 1,5 jaar vooruit, waarbij te volle weken oplichten | U ziet in het najaar al welke weken van het voorjaar overlopen, en kunt dan nog schuiven, uitbesteden of tegen een cliënt zeggen dat het later wordt |
| Uren en declarabiliteit achteraf | Urenregistratie tijdens het afvinken, signalering op restbudget, export naar uw eigen urensysteem | De urenstaat is vrijdag al af, en u meldt een overschrijding terwijl het dossier nog loopt in plaats van bij de factuur |
Het drukke seizoen begint in de planning, niet in maart
De teamweergave zet alle cliënten, opdrachten en medewerkers naast elkaar op de weken vooruit. Niet een momentopname, maar de hele horizon. Daardoor is de piek een grafiek die u ziet aankomen in plaats van een gevoel dat achteraf wordt bevestigd.
- Uren per cliënt, per opdracht en per medewerker, per week
- Weken waarin iemand over zijn capaciteit heen gaat, kleuren op
- Verlof, verzuim en agenda-afspraken tellen automatisch mee
- Verschuif een dossier of een collega en zie meteen wat dat elders doet
- Een onderbouwd antwoord op de vraag of er een collega bij moet
Deze weergave hoort bij het teamleiderabonnement. Wie alleen zijn eigen dossiers doet, heeft hem niet nodig en betaalt er dus ook niet voor.
Waar u op kunt rekenen
Het past naast wat u al heeft
PRO Planning is een planningslaag, geen kantoorpakket. Het gaat tussen uw agenda en uw administratie in staan en zorgt dat het werk in de goede week terechtkomt.
- Microsoft Outlook: cliëntafspraken blokkeren automatisch tijd in de planning
- Google Agenda: dezelfde koppeling, andere agenda
- Inloggen met uw Microsoft-werkaccount: geen apart wachtwoord voor het team
- Urenexport: geschreven uren gaan naar uw eigen urensysteem, voor de facturatie
Wat u niet hoeft te doen
- Uw fiscale software of aangiftepakket vervangen
- Uw boekhoud- of dossierpakket vervangen
- Een implementatietraject door het drukke seizoen heen slepen
- Een training voor het hele kantoor organiseren
- Een jaarcontract tekenen
- Uw cliëntgegevens buiten Europa laten opslaan
Zo staat het er bij uw kantoor op
Geen implementatietraject van maanden. Wel drie dingen die u zelf in de hand heeft.
-
Uw cliënten en cycli erin
U zet uw cliënten, opdrachten en terugkerende werkzaamheden in PRO Planning: jaarwerk, btw, loonaangifte, tussentijdse cijfers. Liever niet zelf? Dan doet PRO Team het opzetten en houdt uw planning wekelijks bij.
-
Agenda's koppelen
Ieder teamlid koppelt eenmalig zijn Outlook- of Google-agenda. Vanaf dat moment houdt de planning rekening met cliëntafspraken, verlof en verzuim, zonder dat iemand dat doorgeeft.
-
Afvinken en verder werken
Uw team opent de dagweergave en werkt van boven naar beneden. Wat af is, gaat weg. Wat blijft liggen, wordt opnieuw ingepland. De urenstaat vult zichzelf terwijl het werk gebeurt.
Veelgestelde vragen van kantoren
Vervangt dit onze fiscale software of ons dossiersysteem?
Wij zitten midden in het drukke seizoen. Is dit het verkeerde moment?
Onze cliënten leveren hun stukken structureel te laat aan. Helpt software daar iets aan?
Wij hebben twee teamleiders en tien medewerkers. Wat kost dat?
Waar staan onze cliëntgegevens?
Wanneer u ons beter niet kunt bellen
Bent u een administratiekantoor waar één persoon vrijwel alles doet, dan heeft u geen planningssoftware nodig maar een goede agenda. En zoekt u een pakket dat bijhoudt hoe lang uw medewerkers achter hun scherm zitten, dan bent u bij ons aan het verkeerde adres. PRO Planning adviseert, uw mensen beslissen. Twijfelt u, leg het ons dan voor. Als het niet past, zeggen we dat.
Uw eigen werkweek, binnen 30 minuten ingepland
In 30 minuten zetten we enkele cliënten, projecten en deadlines uit uw eigen praktijk in PRO Planning. U ziet direct hoe het systeem prioriteiten bepaalt, werk verschuift en capaciteit zichtbaar maakt.