Planning voor adviesbureaus die hun mensen over meerdere opdrachtgevers verdelen
Bij een adviesbureau is capaciteit direct omzet. Een adviseur die een week te weinig te doen heeft, kost marge. Een adviseur die drie projectleiders tegelijk bedient, loopt vast. PRO Planning laat per week zien wie waaraan werkt, hoeveel er van elk opdrachtbudget over is en wat een nieuwe opdracht met de bezetting doet.
30 minuten · met uw eigen cliënten en deadlines · geen verplichtingBezetting vooruit
U ziet hoe vol uw mensen over drie maanden zitten, dus u werft en offreert op cijfers in plaats van op gevoel.
Restbudget tijdens de rit
Meerwerk melden terwijl er nog een derde van de opdracht te gaan is, is een gesprek. Achteraf is het een discussie.
Uren die al kloppen
De urenstaat ontstaat tijdens het werk, dus de declarabiliteit van deze week is deze week bekend.
Eén beeld over alle opdrachten
Alle opdrachtgevers, fasen en adviseurs naast elkaar, inclusief verlof. Ook de adviseur die aan vier kanten is toegezegd.
Waar het bij een adviesbureau schuurt
Niet in de kwaliteit van het advies, en zelden in de inzet van de mensen. Het schuurt op de plek waar acquisitie en uitvoering elkaar raken: in de weken vooruit.
Declarabiliteit kent u een maand te laat
Het belangrijkste stuurgetal van het bureau is tegelijk het traagste cijfer op tafel. De declarabele uren van deze maand ziet u volgende maand, als de urenstaten binnen zijn en de correcties zijn verwerkt. Bijsturen kan dan alleen nog achteraf: harder werven, of mensen tijdelijk op interne klussen zetten.
Bezetting snijdt twee kanten op
Onderbezetting kost direct marge, overbezetting kost op termijn mensen. Om te weten of u moet werven, moet u weten hoe de bezetting er over een kwartaal uitziet. In de praktijk weet u dat pas als de opdrachten binnen zijn, en dan is de aanlooptijd van een goede adviseur al verstreken.
Meerdere opdrachtgevers claimen dezelfde adviseur
Elke projectleider plant binnen zijn eigen opdracht en houdt netjes rekening met zijn eigen deadlines. Niemand kijkt naar het totaal van die ene adviseur, behalve de adviseur zelf, en meestal op het moment dat het al te laat is. Twee opdrachtbevestigingen die los van elkaar zijn getekend, komen in dezelfde week samen op één agenda uit.
Het restbudget blijkt bij de factuur
Bij een vaste prijs of een urenplafond loopt u het budget voorbij zonder dat iemand het merkt. Het resterende werk past dan al niet meer in de resterende uren, maar dat rekent niemand tussendoor na. Meerwerk dat pas bij de eindafrekening ter sprake komt, betaalt u in de regel zelf, in geld of in goodwill.
Het werk is op locatie, de urenstaat is thuiswerk
Wie de hele dag bij de opdrachtgever zit, schrijft zijn uren 's avonds of op vrijdagmiddag op. Dat kost tijd, het gaat ten koste van de laatste declarabele uren van de week, en het klopt niet precies. Juist bij nacalculatie is dat verschil geld.
Onder alle vijf ligt dezelfde vraag
Kunnen wij deze opdracht erbij hebben, en zo ja, wie doet hem dan? Op die vraag wilt u antwoord geven terwijl de opdrachtgever nog aan de telefoon zit, niet nadat u drie projectleiders heeft gebeld. Daar komt de spanning tussen acquisitie en uitvoering ook vandaan: de offerte moet eruit in de week waarin de rapportage af moet, en zodra het druk wordt sneuvelt de acquisitie. Drie maanden later sneuvelt de bezetting. In PRO Planning staat offertewerk gewoon als gepland werk in dezelfde lijst, met tijd erbij.
Wat er in uw maand en uw jaar vastligt
Een adviesbureau heeft geen aangiftekalender, maar wel een ritme. Deze cycli komen terug ongeacht welke opdrachten er lopen, en ze vragen elke keer capaciteit die niet declarabel is.
| Cyclus | Ritme |
|---|---|
| Maandfacturatie en de urenverantwoording daarvoor | maandelijks, met een vaste sluitingsdatum |
| Onderhanden werk beoordelen | maandelijks of per kwartaal |
| Stuurgroepen en voortgangsrapportages per opdracht | wekelijks tot maandelijks, per opdracht verschillend |
| Deelopleveringen en mijlpaalbetalingen | per opdracht, vastgelegd in de offerte of de opdrachtbevestiging |
| Offerte- en aanbestedingsronden | onvoorspelbaar in timing, met een piek in de weken erna |
| Bezettingsoverleg en werving | per kwartaal, met een aanlooptijd van maanden |
| Vakantieperiodes | jaarlijks, en ze vallen bijna nooit samen bij opdrachtgever en bureau |
Legt u deze cycli één keer vast als terugkerend werk, dan staan ze de volgende ronde vanzelf weer in de planning, inclusief de voorbereidingstijd die er altijd bij hoort.
Wat PRO Planning per knelpunt doet
Geen nieuw administratief systeem naast uw bestaande. Eén planningslaag die het werk verdeelt en die de gevolgen doorrekent zodra er iets verschuift.
| Knelpunt | Wat PRO Planning doet | Wat u eraan heeft |
|---|---|---|
| Declarabiliteit achteraf | Afvinken schrijft de tijd meteen weg op de juiste opdracht en code | De cijfers van deze week staan er deze week, en de urenstaat kost niemand meer een vrijdagmiddag |
| Bezetting te laat in beeld | Capaciteit per medewerker per week, tot anderhalf jaar vooruit, met verlof en verzuim meegerekend | U werft en offreert op een beeld van de weken vooruit in plaats van op het gevoel van vorige maand |
| Meerdere opdrachtgevers en projectleiders | Alle opdrachten, fasen en adviseurs naast elkaar in één overzicht, weken met overbelasting kleuren op | De dubbele toezegging is zichtbaar voordat hij een probleem wordt bij de opdrachtgever |
| Restbudget per opdracht | Signalering zodra het resterende werk niet meer in het resterende budget past | U meldt meerwerk terwijl de opdracht nog loopt, wat een gesprek is in plaats van een discussie |
| Werk op locatie | Dezelfde planning op pc, tablet en telefoon, afvinken kan tussen twee sessies door | Uren en voortgang kloppen ook in de weken dat niemand op kantoor is |
Onderweg is de vraag niet wat er allemaal ligt, maar wat vandaag telt
Uw adviseurs krijgen geen capaciteitsoverzicht en geen projectadministratie. Zij krijgen één lijst voor vandaag, met bij elke regel de opdrachtgever, de opdracht en de tijd die ervoor staat. Wat blijft liggen, verdwijnt niet maar verschuift naar de eerstvolgende plek waar het past.
- Afspraken uit Outlook en Google Agenda blokkeren vanzelf tijd
- Inloggen met het Microsoft-werkaccount dat uw team al heeft
- Afvinken op de telefoon, tussen twee sessies bij de opdrachtgever door
- Geen controlemiddel: de planning adviseert, de adviseur beslist
Een donderdag bij een adviesbureau
- Conceptrapportage doorgenomen, Van Dooren Groep, adviestraject fase 2
- Voorbereiding stuurgroep, Gemeente Rietvoorde
- Meerwerkvoorstel opstellen, Kesteren Industrie
- Interviews inplannen bij de opdrachtgever, Van Dooren Groep
- Offerte nalezen voor verzending, intern
Voorbeeld van een dagweergave. De namen van opdrachtgevers in dit voorbeeld zijn fictief.
De vraag of u een opdracht aankunt, is een vraag over week 38
De teamweergave zet alle opdrachten, fasen en adviseurs naast elkaar op de weken vooruit, tot anderhalf jaar ver. U verschuift werk of mensen en ziet direct wat dat doet met de rest. Zo beantwoordt u de vraag van een opdrachtgever zonder eerst intern te hoeven rondbellen, en ziet u een paar maanden van tevoren of er een gat in de bezetting valt.
Alleen wie mensen aanstuurt heeft die weergave nodig. Bij een bureau met vier projectleiders betaalt u dus voor vier mensen het teamleidertarief en voor de rest het medewerkerstarief. U bepaalt zelf wie welk abonnement krijgt.
30 minuten · met uw eigen cliënten en deadlines · geen verplichtingWat het kost
Alle bedragen exclusief btw.
Wanneer het niet past
Liever vooraf gezegd dan na drie maanden ontdekt. PRO Planning is geen goede keuze voor uw bureau als een van deze punten op u van toepassing is.
- U bent zelfstandig adviseur en houdt uw werk in één agenda bij
- Uw adviseurs werken elk aan één opdracht tegelijk, van begin tot eind
- U zoekt een compleet ERP- of facturatiepakket in plaats van een planningslaag ertussenin
- U wilt software waarmee u uw mensen controleert in plaats van ondersteunt
Wij hebben al een urensysteem. Vervangt PRO Planning dat?
Onze adviseurs willen niet ingepland worden. Wat merken zij hiervan?
Waar staan onze opdrachtgegevens?
Uw eigen werkweek, binnen 30 minuten ingepland
In 30 minuten zetten we enkele cliënten, projecten en deadlines uit uw eigen praktijk in PRO Planning. U ziet direct hoe het systeem prioriteiten bepaalt, werk verschuift en capaciteit zichtbaar maakt.