Planning voor projecten in fasen, met specialisten die maar in één fase nodig zijn
In engineering en inspectie is de planning geen lijn maar een keten. Schuift de vrijgave twee weken op, dan schuiven de constructeur, de installatieadviseur en de inspectie mee. Meestal ziet iemand dat pas als de eerste met lege handen op kantoor zit. PRO Planning rekent zo'n verschuiving direct door naar iedereen die eraan hangt, en laat in dezelfde week zien wie er daardoor te vol of te leeg komt te zitten.
30 minuten · met uw eigen cliënten en deadlines · geen verplichtingVijf dingen die uw planning elke maand opnieuw onderuithalen
Niet de grote tegenslag breekt de planning van een ingenieurs- of inspectiebureau. Het zijn de vijf dingen hieronder, die elk voor zich klein zijn en samen elke week kosten.
-
Eén fase schuift, vier agenda's schuiven mee
De uitgangspunten komen later dan afgesproken, de review op de tekeningen kost een extra ronde, de opdrachtgever heeft meer tijd nodig voor zijn beoordeling. Elk van die dingen is op zichzelf normaal. Het probleem is dat de gevolgen voor de bezetting pas zichtbaar worden bij de eerstvolgende projectvergadering, en dat u dan al twee weken verkeerd heeft ingezet.
-
De schaarse specialist is de echte bottleneck
De constructeur, de geotechnisch adviseur, de installatieadviseur of de inspecteur met de juiste certificering is maar in bepaalde fasen nodig, en is in precies die weken aan meerdere projecten tegelijk toegezegd. Wie hem twee weken te vroeg inplant, betaalt leegloop. Wie hem twee weken te laat inplant, houdt het hele project op. En degene die hem toezegt, is bijna nooit dezelfde persoon als degene die zijn week overziet.
-
Keuringstermijnen zijn geen wens maar een verplichting
Periodieke keuringen, herinspecties na afgekeurde punten en certificaten met een geldigheidsduur die gewoon doortelt. Dit werk is klein genoeg om uit een planning te vallen en zwaar genoeg om een probleem te worden als het valt. Een gemiste hercontrole is geen vertraging, het is een risico bij uw opdrachtgever en bij uzelf.
-
Het rapport is het product, en het rapport komt aan het eind
Meetwerk op locatie, uitwerking, controle door een tweede paar ogen en dan pas verzending binnen de afgesproken rapportagetermijn. De uitwerking is het deel dat structureel wordt onderschat en het eerste dat sneuvelt zodra er een spoedopdracht binnenkomt. De inspectie telt dan als gedaan, terwijl het werk waar de klant voor betaalt nog moet gebeuren.
-
De oplevering komt met een staart
Opleverdossier, revisiestukken, restpunten en nazorg. Alles wat administratief is, valt precies in de weken waarin de druk het hoogst is en waarin de mensen die het moeten doen al aan het volgende project begonnen zijn. Het blijft liggen tot iemand erom vraagt, en dat is meestal de opdrachtgever.
Wat er in uw projecten en cycli vastligt
Het ritme hieronder herkent u waarschijnlijk. PRO Planning zet dit ritme één keer vast en laat het daarna vanzelf terugkomen, per project, per object en per opdrachtgever.
| Wat er terugkomt | Ritme | Waar het in de planning knelt |
|---|---|---|
| Uitgangspunten en programma van eisen vastleggen | bij de start van elk project, zelden op de dag die in de planning stond | alles erachter schuift mee, terwijl de bezetting al is toegezegd |
| Reviewrondes op tekeningen en berekeningen | per fase, meerdere ronden, doorlooptijd zelden voorspelbaar | de tweede ronde wordt bijna nooit ingepland en kost wel uren |
| Vrijgave voor uitvoering, per deelontwerp | met een beoordelingstermijn bij de opdrachtgever ertussen | wachttijd die niemand als capaciteit boekt, maar die wel bezetting kost |
| Project- en werkvergaderingen | wekelijks of tweewekelijks, met een vaste voorbereidingslast | de vergadering staat in de agenda, de voorbereiding en het verslag niet |
| Periodieke keuringen en herkeuringen | per object of installatie, met een geldigheidstermijn die aftelt | te klein om op te vallen, te belangrijk om te missen |
| Locatiebezoek en meetwerk | per opdracht, afhankelijk van toegang, stilstand en weer | een verzet bezoek verschuift de hele uitwerking erachter |
| Uitwerking en rapportage na het bezoek | binnen de afgesproken rapportagetermijn, geteld vanaf de dag van het bezoek | wordt structureel te krap ingeschat en verliest het van elke spoedklus |
| Oplevering, revisie, restpunten en nazorg | aan het einde van elk project, vaak met een opleverdatum die contractueel vastligt | valt samen met de start van het volgende project |
Bewust geen normen en geen termijnen op deze pagina
Welke keuringsschema's, certificeringen en rapportagetermijnen bij u gelden, weet u beter dan wij. PRO Planning schrijft ze niet voor. U legt uw eigen termijn per soort keuring of rapportage vast, en de planning telt daarna zelf af richting die datum.
Wat PRO Planning per knelpunt doet
Geen nieuw systeem naast uw tekenpakket, uw inspectiesoftware of uw boekhouding. Eén laag erboven die bepaalt wie wanneer waaraan werkt, en die zichzelf bijwerkt zodra er iets verandert.
| Wat u herkent | Wat PRO Planning ervoor heeft | Wat u eraan heeft |
|---|---|---|
| Een fase schuift op | planning per project én per fase, met de verschuiving direct doorgerekend naar iedereen die erachter hangt | u weet dezelfde dag wie er ruimte overhoudt en wie er te vol komt te zitten |
| De specialist is dubbel toegezegd | capaciteit per medewerker per week, weken boven de capaciteit kleuren op, verlof en verzuim tellen mee | u ziet een dubbele toezegging in de week waarin u hem nog kunt verplaatsen |
| Keuringen en herkeuringen glippen weg | terugkerend werk als checklist per soort klus of object, plus harde en zachte deadlines die bewaakt worden | de hercontrole staat er vanzelf weer op, inclusief de stap die anders wordt overgeslagen |
| De uitwerking loopt uit het budget | uren die tijdens het afvinken worden weggeschreven, met signalering zodra het resterende werk niet meer in het restbudget past | meerwerk is een melding terwijl de opdracht nog loopt, geen discussie bij de factuur |
| Uw mensen zitten op locatie | dezelfde planning op pc, tablet en telefoon, afvinken onderweg, inloggen met het bestaande Microsoft-werkaccount | wie op locatie staat, werkt met de planning van vanmiddag en niet met die van maandag |
Een verschuiving van twee weken, in twee versies
Links hoe het nu meestal gaat als een fase opschuift of een bezoek wordt verzet. Rechts dezelfde week met PRO Planning erbij.
Iemand rekent de verschuiving met de hand na
Een half uur schuiven in een spreadsheet, en de helft van de gevolgen ziet niemand.
De verschuiving is doorgerekend voor de vergadering afgelopen is
Alle fasen en mensen die eraan hangen schuiven mee, inclusief de weken erna.
De specialist blijkt aan twee projecten toegezegd
Twee projectleiders plannen elk netjes binnen hun eigen project. Niemand kijkt naar zijn totaal.
Zijn week staat er in zijn geheel
Alle projecten en fasen van die ene medewerker naast elkaar, tot anderhalf jaar vooruit.
De herkeuring komt in beeld als de termijn bijna om is
Een klein karwei dat u met spoed moet inplannen, in een week die al vol zat.
Terugkerende keuringen staan er vanzelf weer op
Per object vastgelegd, ruim voor de datum ingepland, met de vaste stappen erbij.
De uitwerking krijgt wat er van de week overblijft
Het bezoek staat in de agenda, het rapport nergens. De rapportagetermijn telt intussen door.
De uitwerking is een eigen post met eigen uren
Ingepland vanaf de dag van het bezoek, met een deadline die bewaakt wordt.
Wie op locatie is, hoort de verschuiving pas op kantoor
En schrijft zijn uren 's avonds op, uit zijn hoofd, op de klus die hij zich nog herinnert.
De telefoon toont dezelfde planning als kantoor
Afvinken op locatie schrijft de tijd meteen weg op het juiste project en de juiste code.
Wat het kost en waar het op aansluit
Geen implementatietraject, geen jaarcontract en geen tweede administratie. Uw mensen loggen in met het account dat ze al hebben en zien hun eigen dag. Wie het team aanstuurt, ziet de hele horizon.
- € 5 per medewerker per maand. Een teamleider betaalt € 25 in plaats van € 5, niet daar bovenop
- Anderhalf jaar vooruit plannen, zodat een fase in het volgende kwartaal nu al zichtbaar is
- Microsoft Outlook en Google Agenda: afspraken en locatiebezoeken blokkeren automatisch tijd
- Inloggen met uw Microsoft-werkaccount, geen apart wachtwoord voor het team
- Servers in de EU, en uw planning en uren zijn op elk moment exporteerbaar
Waar u op stuurt
Veelgestelde vragen uit deze sector
Wij plannen ook de uitvoering op de bouwplaats. Kan dat hierin?
Onze inspecteurs zijn de hele dag op locatie. Werkt dat?
Wij doen dezelfde keuring elk jaar bij dezelfde objecten. Hoeveel invoerwerk is dat?
Wanneer past PRO Planning niet bij ons?
Uw eigen werkweek, binnen 30 minuten ingepland
In 30 minuten zetten we enkele cliënten, projecten en deadlines uit uw eigen praktijk in PRO Planning. U ziet direct hoe het systeem prioriteiten bepaalt, werk verschuift en capaciteit zichtbaar maakt.